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房政在线 > 新闻库 > 2016年5月 > 物业服务企业证据固定20招    
 
物业服务企业证据固定20招
【发布日期】2016/5/18 【作者】莫小斐 【来源】重庆坤源衡泰律师事务所

  常言道,打官司的核心在于打证据。如前期未进行较为完善的证据固定,当面临诉讼之时,则难免因举证困难而承担不利的诉讼后果。近期,笔者常常受邀为物业服务企业开展关于如何建立前期证据固定体系的主题培训。为让更多物业服务企业掌握法律风险高发区域的证据固定技巧,笔者特草拟小文,浅谈物业服务企业法律风险管理中的证据固定技巧。

  “前期物业服务费催收”之证据固定技巧

  根据《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件具体应用法律若干问题的解释》(法释[2009]8号)第6条规定,经书面催交,业主无正当理由拒绝交纳或者在催告的合理期限内仍未交纳物业费,物业服务企业请求业主支付物业费的,人民法院应予支持。为此,对于前期物业服务费催收案件,物业服务企业需注意从以下五方面组织及固定相关证据:

  1、“核心法律关系”证据

  (1)固定物业服务企业与建设单位签订的《前期物业服务协议》(俗称“大合同”)。如同时存在物业服务企业与业主之间签订《前期物业服务合同》(俗称“小合同”)的,需同时进行证据固定,并注意仔细比对大合同与小合同之间的差异,以进行法律风险把控与措施应对。

  (2)固定《前期物业服务协议》的备案文件。

  2、“房屋交付”证据

  基于房屋交付系业主缴纳物业服务费的起算点,因此,物业服务企业需注意固定“房屋交付”之证据,包括但不限于:《交房通知》及邮寄凭据、业主填写的入伙资料(即业主填写的房屋交付资料)、《住宅质量保证书》及《住宅使用说明书》(俗称“两书”),等等。

  对于房屋入伙(即房屋交付)时业主填写的入伙资料,建议物业服务企业注意业主是否已填写通讯信息(包括但不限于联系电话、通讯地址、业主所在单位、紧急联系人、视为送达条款确认等),上述通讯信息的完善将有助于相关函件的有效送达及实现诉讼时效的中断。

  3、“欠费明细”证据

  包括但不限于:《欠费明细单》(主要涉及拖欠物业费、违约金等)、《物业服务费备案性文件》等。

  4、“书面催收”证据

  包括但不限于:《催款函》及EMS邮寄凭证或《律师函》及EMS邮寄凭证、《邮件全程查询跟踪单》(需加盖邮戳)、《NC系统凭据》等。

  5、“物业服务”证据

  对于物业服务费催收诉讼案件,业主时常会以物业服务企业未提供物业服务或提供的物业服务存在瑕疵为由进行抗辩。为此,物业服务企业还需按照《前期物业服务协议》所附的《物业服务标准》组织物业服务企业提供物业服务的证据,包括但不限于:公共秩序维护、共用部位及共用设施设备维护、共用区域卫生清洁、综合管理等方面的证据。同时,物业服务企业应尤其注意该《物业服务标准》中的“性量化”内容,以防止因未达到相关量化性标准从而被认定为提供的物业服务存在瑕疵,从而致使物业服务费本金被打折或相关违约金不被支持等法律风险。

  “小区发生盗窃”之证据固定技巧

  物业服务企业只要尽到合理注意义务及作为行为,并同时进行较为完善的证据固定,那么即使发生小区盗窃事件,物业服务企业也可免于承担赔偿责任。

  1、及时到达现场的证据

  如小区发生盗窃事件,物业服务企业的安管等相关人员需第一时间到达现场,并注意固定人员到现场证据,包括但不限于:人员到现场的监控、人员到现场的摄像、协助业主拨打报警电话、在公安机关笔录中明确到现场时间,等等。

  2、巡逻记录、出入记录

  在《前期物业服务合同》或《物业服务合同》中,往往存在安管巡逻的量化约定,为此,需注意固定及保存发生盗窃事件前后一定时间内的巡逻记录。同时,需注意固定小区门岗处的访客出入记录。

  3、出入口及重点位置监控录像

  基于摄像监控设备存在储存周期,超过该储存周期的,监控将被自动清理。为此,需注意固定及保存发生盗窃事件前后一定时间内的重点位置的监控及小区出入口监控录像。

  4、协助封锁现场

  发生盗窃事件后,物业服务企业需协助公安机关封锁现场,并注意对案发现场进行拍照、摄像,同时注意收集无利害关系第三人的书面证词。如需前往派出所协助公安机关制作笔录的,需予以协助并进行证据固定。

  5、合同约定服务标准的其他相关证据

  注意固定以《前期物业服务协议》或《物业服务合同》关于相关安全管理方面量化服务标准的相关证据。

  “违规装修整改”之证据固定技巧

  小区出现业主“违规装修事件”时,根据现行法律法规的规定及物业服务协议等相关协议的约定,物业服务企业负有要求业主限期整改的作为义务。如物业服务企业未进行相关证据固定的,后期发生诉讼争议,不排除面临承担不利诉讼后果的法律风险。

  1、前期与业主沟通记录

  包括但不限于:电话、短信、沟通记录,等等。

  2、发送整改函

  包括但不限于:《整改告知函》(存档版)、EMS邮寄详情单(需加盖邮戳)、全程邮件查询跟踪单(需加盖邮戳),等等。

  3、向相关行政主管机关报备

  包括但不限于:《报备函》(存档版)、报备函邮寄凭据、主管机关回函,等等。

  4、三方走访

  对于存在违规装修的重点业主,物业服务企业需与项目所在地街道办或居委会、派出所三方进行走访,并固定走访记录、访谈内容、访谈照片,等等。

  “小区发生高空抛物事件”之证据固定技巧

  小区发生业主“高空抛物事件”,物业服务企业如前期未进行较为完善的证据固定,则常常因难以举证,从而面临承担赔偿责任的不利诉讼后果。

  1、温馨提示

  在小区公示栏处粘贴关于严禁高空抛物的温馨提示,并进行定期拍照固定。拍照时,需注意将相机调整为可在照片右下角处显示拍摄日期的状态。

  2、业主活动

  每年在小区组织一次反对高空抛物的业主主题活动,并注意进行活动现场拍照,以进行证据固定。同时,随机选择参与活动的业主,进行关于活动的问卷访谈(访谈内容需体现严禁高空抛物等),并采取业主签字、摄像等方式进行证据固定。

  3、高危楼栋访谈

  对于经常发生高空抛物现象的高危楼栋,物业服务企业需与项目所在地街道办或居委会、派出所三方进行高危楼栋逐户访谈,并同时固定访谈记录、访谈内容、访谈照片,等等。

  4、变相固定证据

  许多物业服务企业,每年都会进行一次业主满意度问卷调查。建议物业服务企业可以在满意度调查问卷中加入关于严禁高空抛物等温馨提示内容,并让受访谈业主签字,以进行证据固定。

  5、封锁现场,锁定侵权人

  如发生高空抛物事件,物业服务企业需及时封锁现场,协助民警锁定侵权人。同时,寻找现场无利害关系的现场证人,共同前往公安机关录制笔录,以最大限度还原案件事实。

  6、固定相关记录

  寻找及固定事发前后一定期间内的小区出入记录、巡逻记录,关于严禁高空抛物活动记录等等,尤其注意锁定前期物业服务协议或物业服务协议附件约定的物业服务标准中足以量化标准所对应的记录。

  除以上四个方面外,物业服务企业还存在“停车场管理”、“物业多种经营”等其他法律风险高发区域,也需按照类似的思路进行证据固定。

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